Slik adresserer du et forretnings- eller profesjonelt brev

I denne epoken med teksting og direkte meldinger er det noen ganger vanskelig å huske alt du lærte i skolen om å skrive formelle brev. Du kan gå år i din karriere uten å skrive mer enn en profesjonell e-post, men det er en ferdighet som er viktig når du jobber jakt, karriere nettverk eller sender annen forretningsmessig korrespondanse.

Når det gjelder jobbsøking, må du imidlertid trekke ut alle stopp. Uformelt bare vil ikke gjøre når du prøver å imponere en ansatt leder og skiller seg ut fra konkurrentene dine. Å bruke riktig måte å adressere et forretnings- eller fagbrev på er viktig for din karriere-relaterte og forretningskommunikasjon.

Når du adresserer brevene på riktig måte, trenger du aldri å bekymre deg for å starte samspillet på feil fot, før mottakeren får en sjanse til å lese meldingen.

Først og fremst, vet at når du skriver et brev eller sender en e-postmelding for sysselsetting eller forretningsformål, er det viktig å formelt adressere den personen du skriver, med mindre du kjenner dem ekstremt godt.

Hvis du er usikker på om du skal bruke et formelt eller uformelt (fornavn) form for adresse, ta feil på siden av sikkerheten og bruk den formelle betegnelsen.

Slik adresserer du et formelt brev: Herr, Dr., Fru eller Fru.

Den riktige tittelen som skal brukes når du skriver til en mann er Mr. For en kvinne, bruk Ms, selv om du kjenner adressatens sivilstand.

Ms er mer profesjonell enn Frøken eller Fru. For en lege eller noen med doktorgrad, bruk Dr. som tittel. Alternativt kan du også bruke "Professor" hvis du skriver til et universitet eller høyskole fakultet medlem.

Hvis du ikke kjenner kjønnsidentiteten til personen du adresserer, bruk en kjønnsnøytral hilsen og ta med for- og etternavnet, for eksempel "Kjære Tristan Dolan."

Ganske mange brevhilsener er hensiktsmessige for næringsrelatert korrespondanse. For eksempel:

Eksempel på brevhilsen

• Kjære Herr Smith
• Kjære Mr. Jones
• Kjære fru Markham
• Kjære Kiley Doe
• Kjære Dr. Haven
• Kjære professor Jones

Følg hilsen med et kolon eller komma, en linjeskift, og start deretter første avsnitt i brevet. For eksempel:

Kjære Herr Smith:

Første ledd i brev.

Finne en kontaktperson

Du trenger ikke helt å vite navnet på personen du adresserer - men det gjør ikke vondt, spesielt hvis du prøver å score et jobbintervju. Vanligvis unnlater arbeidsgivere å gi et kontaktnavn i en jobb, spesielt på store jobbsøkingssteder.

Det er verdt å prøve å finne kontaktpersonen, men fordi det tar tid å oppdage at personens navn viser personlig initiativ. Det viser også en detaljert oppmerksomhet som vil snakke godt for deg når ditt CV blir gjennomgått.

Den beste måten å finne navnet på en kontakt på, er å spørre. Hvis du kobler deg til en posisjon, er dette ganske enkelt - bare gjør et notat for å spørre vennen din eller kollegaen for navn og e-postadresse til den beste personen for å snakke med om stillingen. Utenom dette, ring selskapets hovednummer og spør resepsjonen om navn og kontaktinformasjon til HR-lederen som har ansvaret for å ansette (eller lederen til den aktuelle avdelingen osv.).

Hvis ingen av disse metodene virker, kan du ofte avdekke informasjonen du søker ved å gjøre en liten internett-sleuthing. Start med selskapets nettsted og se etter oppført personell. Du vil ofte se en HR-kontakt på personalsiden eller bedriftskatalogen.

Hvis det ikke gir resultater, er det på tide å treffe LinkedIn og gjøre et avansert søk etter jobbtitler og firmanavn. I prosessen kan du til og med finne en annen forbindelse til personen du leter etter. Det er aldri en dårlig ting når du prøver å få et menneske til å se på ditt CV.

Eksempelbrev med en kontaktperson (Tekstversjon)

Fornavn Etternavn

Adressen din

Din by, Statens postnummer

Telefonnummeret ditt

Din epost

Dato

kontakt navn

Tittel

selskapsnavn

Adresse

By (*): Stat (*): Postnummer

Kjære Herr / Ms. Etternavn, Jeg skriver om universitetets kommende studentkarriere nettverksbegivenhet. Jeg er interessert i å reservere en messe fordi vi ønsker å ansette to nye designere.

Navnet på vårt firma er Blue Fox Designs, og jeg vil gjerne koble til noen av design- og kunststuderende som skal bli utdannet i år. Vi fokuserer på moderne hjem interiørdesign og dekorasjon.

Gi meg beskjed hvis du har rom på arrangementet ditt. Du kan sende meg en e-post på [email protected] eller ring min mobiltelefon på 555-555-5555.

Vennlig hilsen, Håndskrevet signatur (for en kopi av brev)

Ditt skrevet navn

Når du ikke har en kontaktperson

Hvis du ikke har en kontaktperson hos firmaet, kan du enten legge av hilsen fra ditt brev og starte med første ledd eller bruke en generell hilsen. For eksempel:

• Til den det måtte gjelde
• Kjære ansattssjef
• Kjære HR-sjef
• Kjære Herr eller Fru (vær forsiktig med å bruke denne, det kan høres antikviteter)

Følg den generelle hilsen med et kolon, akkurat som dette:

Kjære ansattssjef:

Første ledd i brev.

Eksempelbrev uten kontaktperson (Tekstversjon)

Fornavn Etternavn

Adressen din

Din by, Statens postnummer

Telefonnummeret ditt

Din epost

Dato

Kjære ansattssjef:

Jeg skriver for å spørre om muligheten for jobbsøkinger på Woodlynn Publishing. Spesielt ser jeg etter stilling som administrativ assistent. Jeg har seks års erfaring som administrativ assistent hos Wedgewood Realty i North Grove, men jeg skal flytte til ditt område neste måned, så jeg søker en ny stilling.

Hvis du har noen muligheter, vennligst gi meg beskjed. Jeg har vedlagt mitt CV for din vurdering. Min nåværende leder, John Anderson, og to av mine kolleger er veldig villige til å gi referanser til attest for mine kvalifikasjoner.

Du kan kontakte meg på [email protected] eller på telefon 555-555-5555. Jeg ser frem til å høre fra deg.

Vennlig hilsen, Håndskrevet signatur (for en kopi av brev)

Ditt skrevet navn

Adressering av konvolutten

Bruk en konvolutt for forretningsstørrelse (# 10) for alle sendte korrespondanser, og legg inn brevet i tredjedeler.

• Din returadresse (navn, gateadresse, by, stat og postnummer) skal være øverst til venstre på konvolutten, med stempelet til høyre.
• Kontroller at mottakerens navn og adresse (kontaktperson, firma, gateadresse, by, stat og postnummer) er sentrert på konvolutten.

Profesjonell kommunikasjonsferdigheter

Å rette opp et forretnings- eller profesjonelt brev er ikke en ferdighet du bare trenger når du søker etter arbeidsplasser. Når du er ansatt, finner du det vil være tidspunkter når du må skrive brev som krever formelle adresser og hilsener.