Slik kan du dra nytte av en prosjektrevisjon

Hvert prosjekt kan dra nytte av en revisjon fra tid til annen. Men ikke bekymre deg, det er ikke så skummelt som det høres ut. En prosjektrevisjon er hvor en upartisk person gjennomgår prosjektet ditt og gir veiledning om hva som kan gjøres annerledes for å forbedre sjansene for å lykkes. Denne artikkelen forklarer alt og tar deg gjennom hvordan du forbereder deg til en prosjektrevisjon.

Hvor formell en prosjektrevisjon er

En prosjektrevisjon er normalt en formell øvelse. Den uformelle ekvivalenten kalles vanligvis en peer review. Det er her en kollega ser over prosjektet ditt og tilhørende dokumentasjon og gir deg tilbakemelding på hvor du skal bruke litt mer tid.

Prosjektrevisjonene er formelle fordi de vanligvis har et definert sett med spørsmål og utføres av noen som gjør det slags ting regelmessig.

Hvem utfører prosjektrevisjoner

Personen som gjør prosjektrevisjonen din, kan være en annen prosjektleder (sannsynligvis en som har stor erfaring med å kjøre prosjekter), men det er mer sannsynlig å være noen fra prosjektkontoret som driver revisjoner ofte.

Det kommer til å være noen som kan betrakte seg selv upartisk, så det vil ikke være din linjeleder eller prosjektsponsor. Det kan til og med være et team av mennesker, avhengig av prosjektets størrelse.

Hvordan forberede seg på en prosjektrevisjon

Den første og viktigste tingen å bli organisert, er å få kopier av prosjektdokumentasjonen til revisor for å gjennomgå. Hvis du har en prosjektkoordinator, be dem om å trekke sammen en pakke med dokumenter (helst elektronisk). Du bør ha all informasjon lett tilgjengelig, men selv om du gjør det, kan dette trinnet ta litt tid. Forsikre deg om at du har prosjektplanen, risikologgen, problemloggen, budsjettet og tidsplanen tilgjengelig for revisor.

Hvem må være involvert

Dette avhenger av hva slags revisor ønsker å se på. Som prosjektleder må du tilbringe litt tid med dem. Forvent at gruppemedlemmene dine også blir innkalt til å snakke med revisor.

Husk at jo lenger de bruker arbeidet med revisjonsrelaterte oppgaver, jo mindre tid de har for prosjektarbeid, så du må kanskje omskole noen aktiviteter og jobbe sakte i revisjonsperioden.

Hvor lenge en prosjektrevisjon tar

Det er ingen fast tidsperiode for en prosjektrevisjon. På store prosjekter finner du det tar mye lengre tid. På små prosjekter kan revisor gjøres innen få timer. Så snart du vet at prosjektet ditt skal bli revidert, spør du revisjonsgruppen hvor lenge de forutser arbeidet deres.

Hva tilsynet ser ut til

Hvis revisjonen ble kalt på grunn av en spesiell bekymring, for eksempel manglende evne til å treffe kvalitetsmål, forventer du at det skal undersøke dette området dypt. En rutinemessig revisjon vil se bredt på de ulike områdene prosjektledelse og de leveranser som prosjektet jobber med. Det vil dekke tid, kostnad og kvalitet på prosjektet og interessentengasjementet.

Formålet med revisjonen er å finne ut om prosjektet skal oppfylle sine mål eller ikke. Hvis revisor føler at det er basert på gjeldende ytelse, vil prosjektet ikke treffe disse målene, han eller hun vil fremkomme med anbefalinger for tiltak.

Anbefalinger Avhenger av hva som er funnet

Anbefalingene i revisors rapport vil avhenge av hva de har funnet. Forvent at de skal være positive og formulerte på en måte som skal tillate deg å adoptere dem enkelt. De burde være praktiske.

På en ekstrem revisor kan revisor anbefale at prosjektet ditt er stengt, selv om dette bare ville skje hvis de følte at det ikke var noen sjanse for at et prosjekt fra dette punktet ville gi noen form for verdi for organisasjonen.

Se på prosjektrevisjonen som en positiv opplevelse. Det bør gi deg tidlig varsel om tegn på at prosjektet ditt er i trøbbel, og det er en mulighet til å jobbe med en erfaren profesjonell profesjonell. Gjennomføring av anbefalinger bør gjøre deg, teamet ditt og prosjektet mer vellykket, og det kan bare være en god ting.