9 Møtefasilitetskompetanse for ledere

Møter kan enten være muligheter til å dele ideer, diskutere utfordringer og definere handlingsplaner, eller de kan ende opp som uproduktive tidskilder. Dessverre er ledere ofte de viktigste bidragsyterne til møtprosessdysfunksjon.

Her er ideer for ledere på alle nivåer for å styrke sine muligheter til å lette møtet til støtte for å forbedre produktiviteten.

Hvor ledere går galt med møter

Mange ledere tror de vet hvordan de skal "løpe" et møte. De setter dagsordenen, gjør alt for å snakke og gjør alle avgjørelsene. Selv om dette kan føle seg enkelt og effektivt for ledere, er det ofte sløsing med folks tid, og det går ikke inn i det kreative potensialet til laget. Faktisk har den motsatt effekt som ansatte har en tendens til å trekke seg, frarådes til lederen som ønsker å være ansvarlig.

Det er mange grunner at ledere ikke involverer sine ansatte mer i møter, blant annet:

• Frykt for å slippe unna
• Den falske troen på at de fordi de er ansvarlige, må gi alle svarene
• Manglende tillit til evner eller problemløsende ferdigheter hos sine ansatte
• Mangel på møtefasilitering

Mens de tre første elementene er oppførsel av dårlige ledere, kan den siste, tilrettelegging ferdigheter læres og styrkes med praksis.

Styrkelse av møtet Facilitation Ferdigheter

Per definisjon betyr tilrettelegging " Å gjøre lettere eller mindre vanskelig; hjelp fremover. "For en leder å legge til rette for et møte (i stedet for å kjøre det), må de være villige til å gi slipp på sin makt og være åpen for ulike utfall og tilnærminger.

Riktig møte tilrettelegging innebærer å få alle involvert i å identifisere og løse problemer. Lag vil nesten alltid utvikle bedre og mer kreative løsninger enn noen leder kunne og vil være mer sannsynlig å støtte implementeringen av løsningene.

Her er ni ferdigheter som kreves for å lette et møte, som alle kan læres og forbedres med praksis:

1. Agenda planlegging. Et samarbeidsmøte starter med dagsplanlegging. Velge emner som inviterer til deltakelse, det vil si et problem som skal løses, er langt mer engasjerende enn "informative" emner. Imidlertid må god tid tildeles for å tillate gruppengasjement.
2. Miljø og klima innstilling. Logistikk saken! Når folk er ubehagelige, ikke kan se hverandre, ikke høre, eller er sultne, vil møtresultater lide. Lær hvordan du bruker logistikk som en måte å oppmuntre til stor deltakelse og fjerne barrierer.

1. Spør spørsmål. Gode ​​spørsmål stimulerer stor diskusjon. Artikkelen, "70 Awesome Coaching-spørsmål ved hjelp av GROW-modellen," tilbyr noen utestående diskusjonspromptere.
2. Aktiv lytting. Når en leder parafraserer, sjekker for forståelse og spør etter oppfølgingsspørsmål, oppfordrer den mer deltakelse og holder diskusjonen flyter.
3. Brainstorming. De fleste tror at de allerede vet hvordan de skal brainstormere. Men de gjør det vanligvis ikke. I alt for mange innstillinger reduseres effektiviteten av brainstorming ved dårlig prosessstyring, sterkt sosialt eller politisk press og dårlig tilrettelegging. Mange har aldri opplevd kraften i en veldrevet brainstorming økt.

1. Konsensusbaserte ferdigheter. Konsensus betyr ikke at alle må være enige med en beslutning. Det betyr at alle har hatt mulighet til å dele sine perspektiver og foreslå ideer. Riktig tilrettelegging vil lede gruppen fra ideell deling til utvikling av en effektiv beslutning. Å nå konsensus tar mer tid, men vil vanligvis få sterkere innkjøp fra gruppen som helhet. Men husk at konsensus er ikke det ultimate målet. En viktig beslutning om problemet ved hånd er det viktigste problemet. Se en seks-trinns konsensusavgjørelse som gir ramme for mer om hvordan du leder et lag gjennom en konsensus beslutningsprosess.

1. Konfliktløsning. Når det er et romfullt folk som er involvert i å løse et problem, er konflikt uunngåelig. Faktisk er konflikt over oppgaven eller problemet sett av lagforskere som en del av prosessen for effektiv beslutningstaking. En leder må lære å utnytte konfliktens kraft på en positiv måte.
2. Ikke-verbale kommunikasjonsevner. Mens forskere argumenterer over eksakte prosentandeler, vil de fleste være enige om at mer enn 50 prosent av kommunikasjonen er ikke-verbal. En leder må kunne lese gruppens tone- og kroppsspråk for å vurdere nivået av engasjement, glede og engasjement.

1. Innspilling. Dyktig gruppefasilisering innebærer å vite når man skal henvende seg til et flipover eller whiteboard for å fange hva folk sier. Å gjøre det slik at folk føler at deres ideer blir hørt og verdsatt, og tjener som en verdifull rekord som skal brukes til handlingsplanlegging og oppfølging.

Bunnlinjen

Tiden er en verdifull ressurs i livet og på jobben. Forsøk å styre møter for optimal effektivitet og effektivitet. Å lære, praktisere og anvende de ni fasiliteringsevnen som er identifisert ovenfor, er et flott sted å starte.