Slik reduserer du risikoen for ansattes tyveri

Sikkerhets- og overvåkingsstrategier har forbedret seg de siste årene på grunn av teknologiske fremskritt. Multi-bruk overvåking utstyr og mindre iøynefallende trend-tracking apps er mer effektive for å identifisere mulige smutthull i sikkerhetssystemet. Disse smutthullene gir muligheter for tyver eller forbrytere å få uautorisert tilgang til selskapskasse og inventar.

Ansatte tyveri er på vei opp

Ifølge data fra US Chamber of Commerce, har 75 prosent av ansatte innrømmet å stjele fra arbeidsgiverne minst en gang, og 38 prosent innrømmer å stjele fra arbeidsgivere minst to ganger. FBI refererer til ansattes tyveri som den raskest voksende kriminaliteten i USA, og koster bedrifter rundt syv prosent av sine forventede marginer. Problemet blir så voldsomt for noen bedrifter som rammes av ansattes tyveri at omtrent 33 prosent skyves i konkurs på grunn av tap fra tyveri eller svindel.

Rapporter som er samlet av Statistisk Brain, indikerer at mer enn 28 prosent av forretningstapene varierte fra $ 100 000 til $ 499 000, og 25 prosent av tapene oversteg $ 1 million. Disse tallene er forstyrrende fordi de viser at forretningstap på grunn av ansattes tyveri ikke er trivielt. Medianverdien av kontanter eller varer stjålet ble plassert på $ 75.000.

I løpet av 2014 ble mer enn 1,2 millioner shoplifters og faresikre medarbeidere fanget i loven, ifølge en studie utført av Jack L. Hayes, et konsulentfirma for tapforebygging og lagerregulering. Mer signifikant ble disse tallene generert fra 25 store forhandlere, noe som tyder på at problemet er mer utbredt og tapene er større hvis små og mellomstore forhandlere ble inkludert i blandingen. Ifølge flere studier utgjorde tap fra de ansatte tyveri utover tap fra shoplifting.

Ansattes tyverimetoder

Ansatte tyveri kan være vanskelig å oppdage fordi gjerningsmannen er en insider kjent med systemet. I tillegg har disse ansatte tilgang til kongens nøkler på grunn av deres posisjoner og deres rykte som pålitelige lagspillere. Dette er noen av metodene som vanligvis brukes til å stjele fra selskapet.

• Regnskaps- og finanspersonell kan omdirigere sjekker mottatt til personlige kontoer. Siden de opprettholder ledgers, kan de dekke opp tyveriet ved å endre oppføringene.
• Med tilgang til bedriftskontrollkontoen kan ansatte skrive sjekker for fiktive betalinger som viderekobles til personlige kontoer.
• Tyveri av kontanter krever planlegging siden kasserere må balansere sine pengebok ved skiftende avslutning. De kan skumme penger ved å bevisst undercounting bytte til kunder og holde forskjellen. For ikke-skanningsvirksomheter kan ansatte oppgi en høyere pris for untagged merchandise og lomme balansen.

• Tyveri av varer utføres gjennom surreptitious bruk av søppelkasser, resirkuleringssystem eller personlige poser for å smitte ut forretningsgoder. I detaljhandel gir retur- og refusjonsprosessen mange muligheter til å stjele fra selskapet med eller uten hjelp fra en tredjepart.
• Tyveri av forsyninger kan virke smålig, men beløpet legges opp raskt når ansatte blir mer opptatt ved å ta kontorrekvisita til personlig bruk.
• Lønn tyveri refererer til betaling for uopptjent tid og refusjon for ikke-forretningsmessige utgifter.

Forstå motivasjonene bak ansattes tyveri

I de fleste bedrifter gjennomgår en streng screeningprosess, inkludert bakgrunnskontroller, ansettelseshistorie og kredittkontroll. Prosessen er utformet for å utelukke uegnede personer fra søkelyset. Det er trygt å anta at ansatte som passerer forhindringshinder, er kvalifisert, pålitelig og pålitelig.

I mange tilfeller er gjerningsmennene på lang sikt betrodd medarbeidere som forandrer seg fra hardt arbeidende, ansatt-av-måneds-typer til snødekte tyver som lager grundige planer om å omdirigere midler til sine egne kontoer eller hjelpe seg med inventar. Hva kan muligens motivere disse personene til å risikere sin karriere og levebrød til å tjene noen tusen dollar?

1. Drastiske livsendringer: Tap av en elsket gjennom døden, skilsmisse eller separasjon er en ødeleggende utvikling for alle. Dette kan redusere medarbeiderens inntektsstrøm og øke utgiftene. Facet med montering regninger griper ansatt muligheten til å ta små mengder penger. Ofte tror de at de kan betale tilbake uten å bli fanget.
2. Bor over deres lønnsskala: De største tapene skyldes vanligvis forbannere som ønsker å leve utover deres midler. De forsøker å leve det gode livet, men har ikke råd til å få varene og fasilitetene på egen hånd. Stjålne midler brukes til å kjøpe dyre biler, boliger og luksusvarer. Ansatte kan ta dyre ferier og engasjere seg i aktiviteter som koster mer enn hva de har råd til.

1. Mulighet: Ansatte kan begynne å plyse småbiter fordi muligheten presenterer seg selv. Kunder kan glemme å kreve deres endring, eller bokholderne kan finne en mulighet til å justere bøkene uten å bli lagt merke til. Å dra nytte av disse mulighetene kan bli vaneformende og snart spire ut av kontroll.
2. avhengighet: Personer som arbeider med tvangsadferd som koster penger, er ikke gode kandidater til jobber som involverer kontanthåndtering eller regnskap. Kompensasjoner kan overvinne selv de beste hensikter, og ansatte slutter å skaffe seg forretningsmidler til å fôre gambling, narkotika og annen avhengighet.

1. Grådighet: God gammeldags grådighet driver pålitelige medarbeidere til å utnytte muligheter til å ta for seg hva som har blitt betrodd i forretningsøyemed. Tyveri kan ta form av midleravledning eller tilordning av utstyr og andre varer til eget bruk.
2. Dårlige epler som passerte undersøkelsen: Sysselsetting screening prosessen bør utrydde kandidater med kriminelle poster, men noen ganger vil passere vetting på grunn av utilstrekkelig bakgrunnsforskning eller feil i rekordbehandling. Plassert i en posisjon av tillit, kan disse personene planlegge deres ordning for å stjele fra selskapet selv i begynnelsen.

1. Hevn: Opplevd slights kan drive ansatte for å søke gjengjeldelse ved å stjele fra selskapet. En person som blir overført til en kampanje eller en lateral overføring til et foretrukket sted eller noen som tar en negativ vurdering for personlig, kan føle at de hevder det som har blitt nektet dem ved å stjele fra selskapet.

Defensive strategier for å minimere ansattes tyveri

Det beste forsvaret er en proaktiv tilnærming til problemet med ansattes tyveri. Sikkerhetseksperter foreslår at bedriftseiere og ledere skal anta at det skjer eller at det vil skje når muligheten oppstår. Dette betyr ikke å behandle alle ansatte med mistanke fordi det er den raskeste måten å synke moralen på. Strategien krever en omfattende systemrevisjon for å identifisere smutthull i administrative og operasjonelle prosedyrer.

• Styr skjermeprosessen før ansettelse for å identifisere røde flagg.Posisjoner som gir tilgang til regnskaps- og regnskapsmateriale, bør være underlagt bakgrunnskontroller på høyt nivå, som omfatter kreditthistorie og alle møter med straffesystemet. Kontanthåndteringsoppgaver bør gis til etablerte ansatte i stedet for nye ansettelser. Vær forsiktig med inkonsekvenser i gjenopptaket eller blatante løgner fordi dette kan være en indikasjon på tvilsom karakter.
• Etablere et system med sjekker og balanser spesielt for ansatte i sensitive stillinger med tilgang til kontanter og andre finansielle kontoer. Gjennomfør et kompis-system som involverer minst to ansatte som arbeider sammen til enhver tid. Prosedyrer som krever voiding salg og utstedelse av kunde refusjon bør kreve godkjenning av en veileder eller leder. I bokføring og regnskapsavdeling bør ledgers vedlikeholdes av et team medarbeidere i stedet for å overlate bare én person med bøkene. Under ingen omstendigheter bør en person være betrodd kontroll over alle regnskapsoppgaver, som bør være underlagt uanmeldte revisjoner av en tredjeparts profesjonell.
• Bruk en ekstern revisor til å undersøke viktige økonomiske poster. Kontoutskrifter, sjekker utstedt og sjekker mottatt, og ledgers for kundefordringer og kundefordringer skal verifiseres av en tredjepart. Forsikre deg om at betalingsmottaker er verifiserbare og signaturer på bedriftens sjekker er legitime.
• Installer et videosikkerhetssystem som avskrekkende. Folk er mindre tilbøyelige til å delta i uærlig oppførsel hvis de vet at de er på kamera. Kameraene er der for å motvirke risikabel oppførsel før det skjer. Real-time videoovervåkning kan være nyttig i høyrisiko- og høyverdige områder som lagerlokaler og salgsgulv av luksusvarer.
• Fastslå rutiner for fjerning av søppel. Eliminere alle muligheter for å bruke avfalls- og resirkuleringssystemet for å stjele merchandise til personlig bruk eller for å selge andre steder. Prosessen kan omfatte demontering og flattning av alle bokser og kasser, bare ved bruk av klare søppelsekker, og sikring av engangsadgang til dumpsters for ansatte.
• Forbedre ansattes moral. Å bygge tillit er en toveis gate. Bli kjent med de ansatte, etablere rapport og bygge relasjoner fordi folk kan være mindre tilbøyelige til å gi fristelser hvis de er glade på jobben og bryr seg om karrieren deres.
• Åpne en ansatt tips linje. I forhold til det forrige forslaget kan ansatte som er lojale mot selskapet, bidra til å begrense tap på grunn av svindel og tyveri ved å melde sine mistanker anonymt. Sørg for konfidensialitet i alle rapporter, og undersøk hver rapport grundig før du tar tiltak.

Å påtale eller ikke forfølge

Små til mellomstore bedrifter blir uforholdsmessig utsatt for forbrytere og svindlere. Sixty-four prosent av småbedrifter rapporterer at de har vært ofre for ansattes tyveri, men bare 16 prosent rapporterer det basert på en studie utført av en doktorgradsstudent ved Criminal Justice ved University of Cincinnati. Ofte gjør småbedriftseiere ikke mer enn ilden arbeidstaker fordi det er kostbart å forfølge rettssaker uten garanti for at stjålet midler blir betalt tilbake. Andre selskaper avstår fra å saksøke for å unngå å kontrollere sine fortrolige poster.

Når det gjelder ansattstyveri, er forebygging det beste forsvaret. Gå gjennom systemene og prosedyrene dine for å identifisere sårbare områder, og gjør endringene etter behov. Det kan bidra til å jobbe med en nøytral part med et nytt perspektiv for å finne de røde flaggene. Når hendelser av svindel og arbeidstaker tyveri er funnet, handle raskt, avgjørende og fast. Følg en nulltoleranse policy for å beskytte din bedrift mot å pådra seg betydelige tap på grunn av ansattes tyveri.