Prosjektledelse Lingo

Prosjektledelse er en jobb som kommer med mye jargong og terminologi. Når du vet hva det betyr, er det ganske enkelt å følge diskusjonene og bidra effektivt. Det vil øke tilliten til jobben hvis du kan forstå hva alle andre snakker om, og hjelpe deg med å bli tatt mer alvorlig på jobb hvis du bruker de riktige betingelsene selv. Her er en veiledning til prosjektledningsvilkårene du burde vite.

Fare

'Risiko' er et begrep som angår hva som kan gå galt med prosjektet ditt. For eksempel, hvis du bygger en ny kontorblokk, kan prisen på stål gå opp, og det kan påvirke budsjettet ditt. Men det kan ikke gå opp. Likeledes, hvis du planlegger å holde din årlige bedriftspiknik ute, kan det være fint vær, men det kan regne. Kort sagt, en risiko er noe som ikke har skjedd ennå.

Det er viktig å vite hvilke risikoer som omgir prosjektet ditt, fordi da kan du planlegge for dem. Du kan sette "Plan B" eller beredskapsplaner til handling for å unngå at risikoen skjer i utgangspunktet. Med prisen på stål og været, er det ikke mye du faktisk kan gjøre for å stoppe dem, men du kan lage planer hvis de gjør det. For eksempel kan du leie en telt eller fylle med paraplyer, slik at hvis det regner på piknikdag, kan folk fortsatt ha det bra.

Utgave

Problem og risiko blir ofte forvirret av prosjektmedlemmer, og det er viktig som prosjektleder for å sikre at du snakker om disse fagene på riktig måte. En risiko er noe som ikke har skjedd ennå, mens et problem er noe som har skjedd. Problemer er bare problemer som prosjektgruppen din står overfor. Du har kanskje sett det som kommer (og håndteres som en risiko for å begynne med), eller det kan være helt uventet. Uansett har det skjedd nå, og du må gjøre noe med det.

Milestone

Milepæler er poeng i tid som markerer viktige øyeblikk under prosjektet. De brukes ofte til:

• Start av en fase
• Slutten av en fase
• Slutt på et stort arbeid eller en stor oppgave
• Noterer en bestemt tidsbegrenset tidsplan
• Uoppnåelige datoer på planen

Tenk på milepæler som den typen datoen du vil skrive på kalenderen din hjemme - de store viktige øyeblikkene i et prosjekt som å avslutte testingen eller lanseringen. Milepæler er en av de ni komponentene i et Gantt-diagram, så du vil se dem på dine prosjektplaner som vises som en diamant.

Sponsor

Prosjektsponsor sitter på prosjektstyret. De er den personen som eier prosjektet, og de mottar fordelene. Hvis du for eksempel lanserer et nytt IT-system for fabrikklaget som skal brukes, vil Factory General Manager være prosjektsponsor. IT-teamet skulle utgjøre en del av prosjektgruppen, men de ville ikke ta på seg en sponsorroll. Prosjektsponsor er personen du kan henvende deg til når du trenger ledelse. Dette kan være for å:

• Fjern blokkering av et problem
• Finn noen ressurser
• Godkjenn budsjettet
• Ta avgjørelser
• Enig på den endelige spesifikasjonen

Og så videre. Prosjektlederen rapporterer effektivt til sponsoren for prosjektets varighet, både når det gjelder linjestyringsstruktur og med ukentlig eller månedlig (eller sanntids) prosjektrapportering.

stake~~POS=TRUNC

Interessenter er de andre som er involvert i og berørt av prosjektet ditt. Noen prosjekter vil ha store interessentgrupper, som dekker alle avdelinger i organisasjonen. Andre vil ha et mer begrenset omfang. Noen interessenter er utenfor organisasjonen din, som regjerings- eller reguleringsorganer.

De må også holdes informert med nyheter som er relevante. De fleste interessenter vil være støttende (eller ambivalente) til endringene som følge av prosjektet ditt, men ikke alle av dem vil være. Du møter interessenter som ikke kommer til å ønske deg velkommen prosjektet med åpne armer.