Slik lager du en permisjon for mødre

Å skape det rette svaret utenfor kontoret er viktig, spesielt når det gjelder barselsorlov. Meldingen skaper en personlig grense som varsler senderen om at du ikke vil være tilgjengelig i løpet av ferien, og informerer dem om hvem de kan kontakte under fravær. Når du setter opp dette tidlig, kan du lage et målrettet notat. På denne måten vil du føle deg trygg i meldingen din, og dine medarbeidere og klienter vil føle deg omsorgsfull.

Her er en forklaring som hjelper deg å forstå betydningen av meldingen din og hvorfor du bør planlegge tid for å jobbe med den.

Det setter forventninger til alle

Den barselsorlov du tar etter at babyen din er født, er privat og veldig spesiell. Momentene med det nyfødte kan aldri gjenopptas. Derfor er det viktig å beskytte denne perioden i livet ditt.

Du vet hvordan det føles å få en jobb-epost mens du er på ferie, ikke sant? Du føler deg tvunget til å sende et raskt svar. Men mens du er på permisjon, har du egentlig ikke tid til det. Også, det raske svaret kan ballon inn i et større problem å adressere.

Du ønsker et nytt medlem velkommen til familien din. Denne bindingen vil bli fylt med søvnløse netter, en uforutsigbar tidsplan, rekreasjon, legeavtaler, besøkende og mye mer. Også, det vil være en god mengde endring som du vil ønske å administrere. Skrive e-post under disse forholdene vil ikke produsere ditt beste arbeid.

Din "out of office" -melding beskytter deg mot arbeidsforstyrrelser, så vel som dårlig gjennomtenkte e-poster.

Innstilling av grenser er viktig i løpet av denne tiden. For å hjelpe arbeidslivet på vent, må du fastslå at ditt nyfødte og alt som følger med gledebunken, er topp prioritet. Når du lager den rette meldingen utenom kontoret, forstår folk hva din nåværende prioritet er, og vil respektere grensen den angir.

Så hvordan lager du en fantastisk melding for å beskytte en slik spesiell tid?

Gi din utenbordsmelding litt tanke

Når du er rundt 26 uker gravid, må du begynne å jobbe med meldingen utenfor kontoret. Hvis du får muligheten til å lagre en tittel for dette, kan du se det "Maternity Leave - Out of Office."

Forbereder meldingen på forhånd gir deg mer kontroll over hva meldingen din vil si.

Du er den som vet hvordan du skal gjøre jobben din, hvem vil overta ansvaret ditt, og når du kan komme tilbake til kontoret. Bestem om du vil inkludere en bestemt returdato eller uke, eller vurder å ikke nevne en dato hvis du er usikker. Hvis du ikke opplister en bestemt person, kan avsenderen kontakte, avgjøre om du vil oppgi lederens e-post og / eller telefonnummer.

Å opprette meldingen tidlig redder deg, din arbeidsgiver og kontakttiden din. Du må kanskje forlate kontoret uventet (for å levere babyen din); Som et resultat, har du en forberedt melding, gir IT-administratoren din eller din leder en melding som skal brukes. Vil du at IT eller din leder setter inn tonen i denne meldingen? Heck nei! Videre kan meldingen som er opprettet av arbeidsgiveren, ikke gjenspeile språket eller meldingen du vil formidle til kontaktene dine. Det kan også forårsake forvirring eller misforståelser med klienter, spesielt når de kommer ut i lengre tid.

Informer sjefen din når meldingen er fullført. De vil gjerne høre at du er forberedt på utgangen, og det er en mindre ting de trenger å gjøre for å støtte deg.

Ting å inkludere i din melding

Nedenfor finner du en utmerkede utgående melding du kan bruke. Når du aktiverer meldingen i e-postprogramvaren din, svarer den automatisk på e-postmeldinger som sendes til deg i løpet av en bestemt tid.

Det er opp til deg hvis du vil informere mottakere hvor du er. Du kan bare si at du er ute av kontoret, eller du kan kunngjøre at du er på barselsorloven. Du kan også bruke en variant av denne e-postmeldingen for lengre ferier eller forretningsreiser.

Hvor du ser (parenteser), sett inn de riktige ordene eller setningene for dine forhold.

Maternity Leave Off-Office Sample Email Message (Tekstversjon)

Takk for din e-post. Jeg er ute av kontoret på barselsorlov til (dato du forventer å returnere).

Hvis du trenger øyeblikkelig hjelp, vennligst kontakt (navn på kollega som dekker for deg, med kontaktinformasjon, lederens e-post eller telefonnummer).

(Hvis du har bestemte prosjekter, dekker du opp prosjektnavnet og personen som dekker deg).

Hvis saken ikke er haster, svarer jeg på e-posten din når jeg kommer tilbake.

Vennlig hilsen, (Navnet ditt)