Hva betyr HR-konfidensialitet?

Vil du vite hva konfidensialitet egentlig betyr i HR? Menneskelige utøvere på Internett mottar ofte e-post fra ansatte som sier, "Jeg hadde et problem, så jeg dro til HR. Jeg fortalte HR, og de fortalte sjefen min, og nå er sjefen min gal på meg. Er det ikke nødvendig med HR å beholde alt konfidensielt?"

Når HR må handle

Det er lett å se hvordan folk kan tenke det. HR behandler mye informasjon som skal være konfidensiell. For eksempel håndterer de helseforsikring (selv om de ikke er underlagt HIPAA regelverk unntatt i tilfeller der selskapene er selvforsikrede), de håndterer lønn, og de håndterer ansattes disiplin.

En arbeidsgiver ville brenne enhver HR-person som delte informasjon om noen av disse emnene uten autorisasjon og en god grunn. Men hva med andre områder som en medarbeider kan bringe til HR?

Noen ting HR må handle på, og det betyr at de ikke kan holde informasjonen din konfidensiell. Sjokkert? Vel, her er noen av problemene som HR må handle på.

Seksuell overgrep

Hvis du legger inn en klage som sier at sjefen din, kollega eller en leverandør seksuelt plaget deg, må HR-avdelingen handle. Lovlig, hvis de ignorerer kravet ditt, gjør de selskapet ansvarlig for handlingene. Dette er sant selv om du sier, "Jeg vil ikke at du skal gjøre noe, jeg vil bare at du skal være klar over det." Juridisk må HR opptre, eller det kan betraktes som ufeasans.

Hvor mange personer vil bli involvert, avhenger av hvilken type krav ansatt har gjort. Hvis for eksempel din påstand er at Jim ser porno på datamaskinen, og det gjør at du føler deg ubehagelig, kan HR-personen hente telefonen, ringe til IT-avdelingen og be dem om å se på Jims datahistorie. Om et par minutter kan HR knuse Jim, og ingen vil til og med måtte vite at du klaget i første omgang.

Men hva om din klage er at Jim gjorde upassende fremskritt? HR må undersøke det, og det vil innebære å snakke med folk. De vil snakke med Jim. De vil snakke med andre potensielle vitner, og etter at de har samlet informasjonen, tar de avgjørelse.

Mange tror at et krav er nok til å få HR til å straffe personen, men det er det ikke. Selskapet bør alltid gjennomføre en grundig undersøkelse og opprettholde en nøytral stilling mens du gjør det. Dette betyr at de ikke automatisk vil anta at du er et offer.

Dette er en god ting. Du vil at de skal komme til sannheten. Husk, akkurat som du kan anklage noen andre, kan noen andre beskylde deg. Du vil ikke ha HR til å bare tro påklageren din og handle uten en upartisk og grundig etterforskning.

Mens HR gjør sitt ytterste for å holde så få personer som mulig involvert i denne typen undersøkelse, er det umulig å holde det helt stille. Noen mennesker må vite om det.

Andre diskrimineringspåstander

Hvis du hevder at sjefen din er viktig for deg på grunn av ditt løp, vil HR gjennomføre en undersøkelse som et seksuelt trakasseringskrav. Det er umulig å holde dette helt stille. Men hva om du hevder at betalingen din er lavere på grunn av ditt løp?

Noen ganger kan HR-personen undersøke et krav om rase- eller kjønnslønnsdiskriminering ved å bare se i databasen. Dette kan gi dem mulighet til å avgjøre at nei, betalingen din er i samsvar med alle andre på ditt nivå og erfaring, så ingen lønnsdiskriminering forekommer. Saken lukket, ingen andre må vite.

Men, hva hvis du bare vet det, selv om betalingen din er den samme som dine medarbeidere, får du ikke oppdragene som vil forberede deg til kampanjen? Deretter må du gjøre saken din, og så vil HR utføre en undersøkelse - og igjen vil folk, inkludert din leder, vite om det.

Generelle klager

Her er hvor situasjonen kan bli sketchy. Du tror kanskje at din HR-person bare er et lydkort, men så går hun rett til din leder og rapporterer hva du sa. Hva skjedde nå? Først og fremst bør din HR-person gjøre det veldig klart for deg hva hun vil og ikke vil dele utenfor møtet med stengt dør.

Du bør også gjøre klart hva dine forventninger er. For eksempel, si: "Jeg vil ha tips om hvordan du går sammen med sjefen min bedre, men jeg vil ikke at du skal snakke med ham. Er det greit? "De burde si ja eller nei, og så kan du fortsette, men med full forståelse av at din HR-leder har avtalt å ikke gå til sjefen din for å rapportere.

Husk at hvis et av problemene du sliter med med dem har å gjøre med å bryte loven (seksuell trakassering, stjele, verdipapirbedrager), må HR-personen handle. Selv om de fortalte deg i begynnelsen de ikke ville, kan arten av dine klager føre til at de trenger å gripe inn.

Hvis klagen din er at din kollega alltid er sen og aldri blir straffet, akkurat hva vil du at HR-personen skal gjøre med det? Vil du at de skal snakke med din leder? Snakk med din kollega? Bare hør på venting? Bestem hvilket utfall du vil ha før du går inn.

Husk, en HR-person er ikke den samme som din fagforening. De er der for å hjelpe selskapet. Visst, den beste måten å hjelpe selskapet på er å sikre at ansatte blir behandlet godt, men det betyr noen ganger at man skal klage på en leder eller ignorerer klagen din.

Helt ærlig er det ikke ditt problem at kollegaen din kommer sent hvis det ikke påvirker arbeidsbelastningen din. Hun kan minne deg om det. Hvis du klager for mye om ting som ikke er ditt problem, kan du motivere din HR-leder til å gå til sjefen din for å la sjefen din vite at du er et problem medarbeider.

Generell rådgivning

Din HR-leder vil beholde lønnen din fra dine medarbeidere (med mindre du jobber på et kontor hvor lønn er offentlig), bør holde dine medisinske problemer konfidensielle og gjøre sitt beste for å holde delikate situasjoner så nær som mulig - bare de som trenger å vet allvitende.

Men du bør ikke stole på at din HR-leder skal opptre som din prest eller din advokat. De vil beskytte virksomheten. De trenger ikke å holde noe annet enn medisinsk informasjon stille (hvis bedriften din er underlagt HIPAA).

------------

Suzanne Lucas er frilansjournalist med spesialisering på Human Resources. Suzanne arbeid har blitt omtalt i notater publikasjoner, inkludert Forbes, CBS, Business Inside r og Yahoo.