Måter for en leder å forberede seg på en prestasjonsvurdering

Den årlige ansattes vurdering av prestasjoner er en viktig menneskelig ressursprosess for å dokumentere hvor godt en ansatt har gjennomført i løpet av året, en mulighet til å gi tilbakemelding til den ansatte, og fungerer som et springbrett for å sette resultat- og utviklingsmål for det kommende året.

Den årlige arbeidsstedritualen ble imidlertid sammenlignet med en tur til tannlegen for å få en rotkanal. Begge kan være nøyaktige beskrivelser. På samme måte som å ta vare på tennene, er årsaken til at årsresultatprøven ender opp som en rotkanal, på grunn av manglende forebyggende vedlikehold.

Med en sunn mengde forhåndsplanlegging og regelmessige kontroller, kan den årlige ytelsesvurderingen være så smertefri som årlig tannrengjøring. Her er syv måter en leder kan forberede seg på en årlig ansatts gjennomgang for å gjøre det til en produktiv og smertefri diskusjon:

1. Start med ytelsesforventninger og mål

Forberedelse for en årlig resultatgjennomgang starter med ansettelsesprosessen. En godt skrevet jobbpost og stillingsbeskrivelse tydelig stave ut hva som forventes av medarbeideren og hvilken god ytelse skal se ut.

Resultatforventningene må ikke ha form av en formell stillingsbeskrivelse. Se hvordan du skriver reelle ytelsesforventninger som gjør en forskjell for en mer uformell og effektiv måte å utvikle og formidle resultatforventninger til. Bare vær sikker på å diskutere disse forventningene og målene med medarbeiderne, og besøk dem regelmessig. Ting kan endres, og når de gjør det, må medarbeider ikke være sist til å vite.

2. Gi regelmessig tilbakemelding gjennom hele året

En stor del av å gjøre årsrapporten smertefri er eliminering av overraskelser. Ansatte fortjener og trenger jevnlig positiv og kritisk tilbakemelding. For at tilbakemeldingen skal være effektiv, må den være rettidig, levert så snart som mulig etter resultat eller oppførsel. Sikker, kritisk tilbakemelding kan stikke litt, men det er langt mindre smertefullt enn å få alt på en gang i slutten av året.

3. Behandle ytelsesproblemer raskt og avgjørende

Årlig gjennomgang er IKKE tiden til å løse et alvorlig ytelsesproblem for første gang. Ledere må lære å gjenkjenne, diagnostisere og diskutere prestasjonsproblemer gjennom hele året.

4. Opprettholde dokumentasjon gjennom hele året

En av de vanskeligste delene av å forberede en anmeldelse prøver å huske alt som skjedde i løpet av et år. Når en leder ikke holder oversikt over ansattes ytelse og atferd gjennom hele året, har de en tendens til å basere sin vurdering på nylig minne.

En enkel måte å dokumentere gjennom året er å holde en mappe for hver ansatt for resultatrapporter, eksempler på god og dårlig oppførsel, sammendrag av diskusjoner, tilbakemeldinger fra kunder, opptaksrekord og alt annet som angår resultatforventninger og mål.

5. Få tilbakemelding fra andre

Mens en leder er den beste personen til å evaluere en ansattes ytelse, er det også nyttig å få tilbakemelding fra kunder, kolleger og andre ledere. Dette kan gjøres regelmessig og uformelt, eller med mer formell undersøkelsesmetode. Tilbakemeldinger skal være konfidensielle og anonyme og brukes samlet for å verifisere og støtte lederens vurdering.

6. Be om tilbakemelding fra Medarbeider

Mens en leder aldri burde be en medarbeider om å skrive sin egen anmeldelse, er det en god praksis å be om en egenvurdering fra den ansatte som en del av forberedelsesprosessen. Medarbeideren kan ha informasjon som lederen ikke var oppmerksom på, og i det minste kan lederen få forhåndsmeddelelse om eventuelle blinde flekker ansatt kan ha.

7. Vær forberedt på eksempler

For ytelse, gi objektiv, målbar ytelsesdokumentasjon hvis det er mulig. For atferdsmessig tilbakemelding, gi 2-3 konkrete eksempler for hver kompetanse.

Når en leder følger disse forberedelsestipsene, bør den årlige diskusjonen bare være et sammendrag av alt som allerede er diskutert gjennom året. Fokuset kan da vende seg til å stille forventninger og mål for året etter.