Prosjekttidsstyringsprosessplan

Prosjektstyring er et av de 10 PMP-kunnskapsområdene for prosjektledere. Det er disiplin av prosjektledelse som ser på å kontrollere hvor lang tid det tar å utføre arbeidet. Her er en titt på prosjektets tidshåndterings kunnskapsområde fra en guide til prosjektstyringsorganet for kunnskap (PMBOK® Guide) - femte utgave. Det er andre måter å se på prosjektplanlegging, men hvis du jobber med din PMP®-sertifisering, er PMBOK® Guide-tilnærmingen den du vil følge, og det er også god praksis for alle prosjektledere.

Prosjektstyring

Prosjektstyring i PMBOK® Guide består av 7 prosesser. Prosjektets tidsstyringsprosesser er:

1. Planlegg planlegging
2. Definer aktiviteter
3. Sequence aktiviteter
4. Anslå aktivitetsressurser
5. Anslå aktivitetens varighet
6. Utvikle tidsplanen
7. Kontrollskjema.

La oss se nærmere på hver av disse.

Planlegg planlegging

Dette trinnet er der du etablerer alle retningslinjer, prosedyrer og dokumentasjon som kreves for å administrere prosjektplanen din fra din første plan, pågående utvikling, utførelse og deretter kontroll av timeplanen.

Utgangen av å gjøre denne planleggingen er å produsere en tidsplan for styringsplan. Men i det virkelige liv vil du sannsynligvis ikke ha en egen plan for å administrere tidsplanen din. Mye av det du jobber her vil ende opp i prosjektstyringsplanen din, og det er helt tilstrekkelig.

Definer aktiviteter

Denne prosessen identifiserer og dokumenterer hva du trenger å gjøre for å produsere prosjektets leveranser. Med andre ord identifiserer den prosjektoppgavene. Du bruker omfangserklæringen som du legger sammen under omfangsforvaltningsaktivitetene, for å hjelpe deg med å bryte ned arbeidet i individuelle oppgaver. Hovedproduksjonen av å jobbe gjennom dette er at du vil ende opp med en definert liste over prosjektoppgaver. Det er nyttig som det er hovedinngangen til neste prosess.

Sequence Activities

Bruk oppgavelisten din, nå må du sette dem i riktig rekkefølge. På slutten av denne prosessen får du en oversikt over forholdet mellom prosjektoppgaver. Denne prosessen hjelper deg med å sette prosjektarbeidet i riktig rekkefølge, slik at du effektivt kan bruke prosjektets ressurser og levere så raskt som mulig.

PMBOK® Guide snakker om å produsere et nettverksdiagram som utgang av denne prosessen, men det er sjelden nødvendig, og absolutt ingenting du må gjøre for hånd. Hvis du vil gjøre nettverksdiagrammer av en eller annen grunn, bruk deretter prosjektstyringsprogramvaren til å gjøre det. Til slutt vil en liste over avhengigheter og potensielle start- og sluttdatoer for oppgaver være like bra og mindre tidkrevende.

Anslå aktivitetsressurser

Når du vet hva du skal gjøre, er neste skritt å finne ut hvilke ressurser du trenger for å oppnå det. Prosessen med estimataktivitetsressurser hjelper med det. I denne prosessen vil du finne ut hvilke menneskelige ressurser, utstyr og forsyninger du trenger, pluss mengden du trenger for hver.

Anslå aktivitetsvarighet

Dette trinnet er hvor det harde arbeidet med å beregne hvor lang tid hver oppgave skal ta, skjer. Under denne prosessen vil du finne ut hvor lang tid det skal ta å gjøre hver aktivitet, ved hjelp av ressursene du har identifisert. Ikke glem å ta hensyn til ressurs tilgjengelighet og helligdager med aktivitetstiden din. Bare fordi en oppgave bare tar 8 timer betyr det ikke at det blir ferdig om morgenen.

Utvikle tidsplan

Til slutt kan du nå sette sammen prosjektplanen din. Med all informasjonen samlet fra de ovennevnte prosessene, bør det være enkelt. Utvikling av tidsplanen er en av de mer kompliserte prosessene i PMBOK® Guide.

Det er 13 innganger (alt over pluss risiko, omfang og elementer knyttet til prosjektets kontekst). Tidsplanen er bare en av utgangene, men de andre er (etter min mening) mindre viktige.

Tross alt har du gått gjennom alt dette for å få tidsplanen som er et kritisk dokument for å administrere prosjektets ytelse. Tidsplanen din trenger ikke å være et Gantt-diagram. Her er 5 alternativer til Gantt-diagrammer for å vurdere.

Kontrollplan

Endelig gir kontrollskjemaprosessen deg verktøyene du trenger for å overvåke og oppdatere prosjektplanen, sørge for at endringene styres på riktig måte og at du holder kontroll over tidspunktene for prosjektet. Forberedelse av prosjektplanen din og sporing etterpå er store arbeidsstykker, men det er verdt å vite at du har en tidsplan som du kan være trygg på.