Slik håndterer du sykdomsmisbruk på arbeidsplassen

Finner du at dine ansatte mangler i praksis på hyppigere grunnlag i løpet av sommeren og i ferien? Studier viser at du har rett. Uplanlagt arbeidstaker fravær øker, og ifølge ulike undersøkelser har statlige byråer det største antall fravær.

Ifølge "Årsakene og kostnadene for fravær på arbeidsplassen" koster en utgivelse av arbeidsstyrkeløsningsfirmaet Circadian omtrent 3 600 dollar per år for hver timepersonell og 2 650 USD hvert år for lønnede ansatte. Kostnadene kan tilskrives mange faktorer - noe du kan løse - og noe du ikke kan.

"Gallup-Healthways Well-Being Index undersøkte 94.000 arbeidere på tvers av 14 store yrker i USA. Av de 77 prosent av arbeidstakere som passer til undersøkelsens definisjon av å ha en kronisk helsetilstand (astma, kreft, depresjon, diabetes, hjerteinfarkt, høyt blod trykk, høyt kolesterol eller fedme), de totale årlige kostnadene knyttet til tapt produktivitet utgjorde 84 milliarder dollar."

Denne kostnaden inkluderer ikke indirekte kostnader som overtidslønn for andre ansatte, ansettelser, savnet tidsfrister, tapt salg, synkende moral og lavere produktivitet. Indirekte kostnader kan legge opp til 25 prosent til de direkte kostnadene, i henhold til "Employee Benefit News" og "HR News."

I en undersøkelse av elleve amerikanske baserte teleselskapsorganisasjoner stammer 72 prosent av hver dollar av kostnader knyttet til ansettelsesfravær fra tapt produktivitet, i stedet for vanskelige kostnader, for eksempel helseforsikring og uførhet («Forsikringsforsikring» juli 2000).

Sykefravær er en viktig ansattes fordel - selv om den kan gå ubrukt

Sykefravær er en nødvendig fordel for alle ansatte. Hvis en arbeidsgiver ikke tilbyr sykefravær, vil de akselerere helseproblemer og spredning av sykdom, og dermed redusere produktivitet og moral. Selv når arbeidsgivere tilbyr sykefravær, blir de ansatte ofte syk. Denne handlingen, kjent som presentasjon, kan oppstå når ansatte jobber i en organisasjon der senior ledere og kulturen ikke støtter å ta seg av når de er syk.

Til tross for presset for perfekt tilstedeværelse for å forbedre kundeservice og effektivitet, trenger ansatte rettferdig sykefraværsprogrammer for sikkerhet og overordnet høy ytelse. Likevel, noen organisasjoner lider av misbruk av sykefravær, og misbruk av sykefravær oversettes til tapte dollar.

Et mønster av sykdomsmisbruk

Et mønster av misbruk med hensyn til sykefravær refererer vanligvis til ansatte som over tid har overtrådt organisasjonens oppmøtepolitikk ved flere anledninger. For å trygge disiplinere ansatte med oppmøteproblemer, sier juridiske eksperter at det beste er å ha en tydelig skriftlig politikk som spesifiserer organisasjonens standarder og ansattes krav.

Pass på at du spesifiserer at disiplin - inkludert oppsigelse - kan skyldes gjentatt sykefravær og misbruk. Hold politikken fleksibel, siden det er praktisk talt umulig å liste opp hver eneste potensiell lovbrudd. Du vil også beholde fleksibiliteten til å håndtere ansattes situasjoner individuelt hvis behovet oppstår.

Eksempler på deltakerpolitikkbrudd inkluderer:

• Antall fravær, antall ganger som kommer sent, og antall tidlige avganger, som alle overstiger tilstedeværelsespolitikkallokering;
• Unnlater å få tillatelse til å gå tidlig eller komme sent;
• Unnlater å gi forhåndsvarsel om fravær når det er mulig
• Unnlater å rapportere et fravær riktig; og
• Unnlatelse av å sende medisinsk sertifisering på forespørsel.

Å avgjøre om og hvorfor ansatte utnytter permisjoner er viktig. Akkurat som en arbeidsgiver analyserer omsetningen, bør organisasjonen også se på misbrukstendenser på sykefravær. Er permisjonen høyere i en avdeling eller under en bestemt veileder?

Er arbeidsplasspraksis eller politikk som påvirker fravær? Bør barns sykdommer føre til arbeidstakerens time-off? Å finne årsaken til sykefraværsbruddsproblemer bidrar til å løse kjerneproblemene.

Metoder for overvåking av sykefraværsbrudd varierer fra en organisasjon til den neste, men det er noen felles retningslinjer alle arbeidsgivere kan følge. Nedenfor er noen tips om hvordan man håndterer sykdomsmisbrukstilfeller.

• Kjenne problemet med sykefraværsmisbruk og gripe inn tidlig før det eskalerer. Ledere må håndheve sykefraværspolitikken og treffe hensiktsmessige tiltak.
• Finn ut hvorfor arbeideren misbruker permisjon. Snakk med ansatte som misbruker permisjon og se om deres oppførsel stammer fra et personlig problem. Hvis du finner ut at det gjør det, anbefaler du rådgivning eller henviser dem til organisasjonens assistanseprogram.
• Lær å si "nei". Du bør ikke la ansatte komme unna med misbruk av permisjoner. Når du hører en latterlig forespørsel om å misbruke permisjon, si "nei".

• Bruk prosedyrer, forskrifter, praksis og kunnskap til fordelingsadministrasjon, samt medarbeiderne. Tilsynsførere og ledere må jobbe med ansatte. Deres hovedoppgave er å sikre at alle ansatte er klar over sykefraværspolitikken og hvordan de skal brukes.
• Dokument alt.

Oppmuntre til riktig bruk av sykefravær når ansatte er syke

Du trenger ikke bare å håndtere misbruk av sykefravær, du kan også oppmuntre til passende bruk av permisjon.

For å oppfordre ansatte til å bruke sykefraværsordninger på riktig måte, bruker mange organisasjoner kontantinnskudd eller andre fordeler. Følgende er incentivstatistikk fra HR Center Personnel Program Inventory Survey, utviklet av International Personnel Management Association. Av de 428 IPMA-byråmedlemmene som reagerte, fant undersøkelsen følgende:

• 58 prosent utbetaling av sykefravær ved pensjonering;
• 45 prosent tilbyr kontanter / lønn for ubrukt sykefravær
• 33 prosent tilbyr sykefraværsdeling / forlat banker;
• 11 prosent konverterer sykefravær til ferie tid;
• Ni prosent konverterer sykefravær til forsikring ved pensjonering;
• Tre prosent konverterer sykefravær til funksjonshemmedeforsikring; og
• To prosent konverterer sykefravær til velværeutgifter.

Det finnes programmer som kan hjelpe til med å ta opp sykefraværsbrudd. For eksempel har IPMAs HR-senter utviklet to pakker som tilbyr viktige forslag for å bidra til å bekjempe misbruk av sykefravær og gi generelle tips om hvordan du oppretter lydpolitikker. Den første pakken - "Sick Leave Abuse" - omfatter politikk og ideer om tilskuddsbonusjonsprogrammer, sykefraværsincitamenter og årlig anerkjennelse for minimal sykefraværsbruk.

Den andre pakken - "Betalte tidsavbruddspolitikker" -leverer utvalgspolitikker og tips om utvikling av PTO-programmer. Disse omfattende permisjonspakkene kombinerer sykefravær, personlig tid og ferie i en "unileave". For arbeidsgivere kan dette bety mindre frykt for sykmeldingsbrudd, og for ansatte betyr det ofte mer fleksibilitet og kontroll.

Mange organisasjoner har implementert sykefraværsinsentivprogrammer og retningslinjer for å motvirke fravær og belønne ansatte som opprettholder gode oppmøteposter. For eksempel tilbyr Broward County, Florida en "Bonus Day", hvor kvalifiserte medarbeider tjener en fridag for sykdom som ikke er brukt innen en seks måneders periode.

Etablere sykefraværsincitamentsprogrammer

Calvert County, Maryland tilbyr en incitamentsbonus, tilsvarende en dags lønn, til en kvalifisert heltidsansatt som er ansatt på den første arbeidsdagen i et lønnsår, og som bruker to dager eller mindre av sykefravær i løpet av et lønnsår. Et forsiktighetsvarsel: Arbeidsgivere som vurderer å etablere et sykefraværsinsentivprogram, bør sørge for at programmet ikke bryter med lov om familie- og medisinsk permisjon.

Kritikere av sykefraværsinsentivprogrammer tyder på at insentiver forsøker å bestikke ansatte til å handle på bestemte måter, i stedet for at de vil vise atferdene frivillig. En annen vanlig innvending er at slike programmer indirekte straffer ansatte som må være ute av arbeid lovlig.

Foreldre til små barn kan motstå den oppfattede favoritismen som er gitt til sine barnløse kollegaer som ikke trenger sykefravær for å ta vare på syke barn.

Noen kritikere hevder også at tilstedeværelsesincitamenter sender feil melding om sykefravær, som har blitt stadig viktigere i dagens høyt stressede arbeidsmiljø. Hvis bruken av sykefravær gjøres for å se ut som feil oppførsel, risikerer arbeidsgiverne å oppfordre ansatte til å overarbeide seg selv til punktet med ekte sykdom.

Ansatte som bruker legitim sykdom kan føle seg presset til å rapportere til arbeid selv når de er alvorlig syk, noe som kan føre til betydelig helseskader og økte kostnader for helsepersonell nedover linjen.

Den beste måten å opprette et insentivprogram på er å undersøke nåværende retningslinjer og ledelsesstil, og deretter prøve å utvikle ideer for å avverge og forby misbruk. For eksempel har noen arbeidsgivere ved intern vurdering oppdaget at færre veiledere en ansatt har, jo mindre sannsynlig vil han eller hun misbruke sykefravær.

Ved etterforskning og oppmerksomhet til ansattes og administrasjonsadferd, har organisasjoner større sjanse til å utvikle et vellykket forlatt incentivprogram.