Bruke organisasjonsdiagrammer som et styringsverktøy

Organisasjonskart, eller Org-diagrammer for kort, brukes til å vise folk den planlagte strukturen i en organisasjon. Denne "formelle" organisasjonen skal gjenspeile selskapets maktstruktur. Noen ganger tjener Org Charts bare for å forvirre folk om hva strukturen egentlig er. Dette er vanligvis ikke forsettlig, men viser snarere forvirringen av de involverte.

Det er imidlertid også mulig å bruke et Org-diagram som et styringsverktøy for å fremme oppnåelsen av organisasjonens mål. Vi vil undersøke typiske eksempler på "standard" Org Charts. Vi vil se på forvirrende Org-diagrammer. Til slutt vil vi diskutere bruken av Org-diagrammet som et styringsverktøy.

"Standard" Organisasjonskart

Standard Org Charts brukes vanligvis til å vise folk den planlagte strukturen i organisasjonen. Denne "formelle" organisasjonen skal gjenspeile selskapets maktstruktur. Ofte gjenspeiler det bare ansvarstrukturen. Den virkelige kraften i organisasjonen følger ofte kommunikasjonslinjer i stedet for linjer i Org-diagrammet.

Kortene er typisk pyramideformet. De viser personen som er ansvarlig på toppen. Nedenfor er klyngede underordnede, vanligvis i progressivt mindre bokser. Vanligvis er individer vist på samme horisontale nivå i Org-diagramet oppfattet som "jevnaldrende" innenfor organisasjonen.

Dette Org-diagrammet fra Imperial College's Department of Computing (DOC) er typisk for pyramiddiagrammet. Avdelingsleder har fem styremedlemmer som rapporterer til ham direkte, pluss en assisterende leder og en søkekomité. Hver direktør har sine direkte rapporter vist i de grønne ovaler under deres komiteer.

Forvirrende organisasjonsdiagrammer

Noen ganger kan Org Charts forvirre folk om hva strukturen egentlig er. Dette er vanligvis ikke forsettlig, men gjenspeiler forvirringen av de involverte. Hvis du er usikker på gruppens funksjonelle relasjoner, eller hvis de ofte endres, er det nesten umulig å kartlegge dem nøyaktig.

Kanskje det vanligste stedet å finne forvirrende Org Charts er i den amerikanske føderale regjeringen. Org-diagrammet til Oak Ridge National Laboratorys datavitenskap og matematikkdivisjon gir ikke raskt en forståelse av organisasjonens struktur. Det ser ut til å foreslå at elleve funksjoner rapporterer direkte til direktøren.

Selv om kontrollpanelet (antall direkte rapporter som en leder effektivt kan overvåke) varierer betydelig, finner vi det vanskelig å tro at dette er en best mulig organisasjon. Noen av funksjonens ledere er sannsynligvis "mer like". Hvis vi skulle kartlegge kommunikasjonsflyten i denne organisasjonen, og hvor mye tid hver underordnet brukte med regissøren, ville noen av de direkte rapportene sannsynligvis bli omklassifisert som underordnede av andre funksjoner.

Organisasjonskart som et styringsverktøy

Org-diagrammer er vanligvis en reaktiv, snarere enn en proaktiv enhet. Vi har opprettet en organisasjon eller tillatt en å utvikle seg, og den har vokst. Det er ikke lenger klart for folket i organisasjonen, eller til de med hvem de samhandler, hvem er ansvarlig for hva. Så vi lager en haug med bokser og linjer for å vise alle som gjør hva. Deretter legger vi til stiplede linjer og lignende kunstige enheter for å vise at det vi først tok, er egentlig ikke alltid tilfelle.

Et bedre alternativ er imidlertid å lage et Org-diagram som reflekterer hvor du vil at organisasjonen skal gå, i stedet for bare å gjenspeile hvordan det er nå. Hvis du vil ha en flat, horisontal organisasjon, tegner du Org-diagrammet på den måten. Vis at seks eller åtte (eller til og med elleve som vi så over), rapporterer ledere til VD. Vis at alle ti programmører rapporterer direkte til prosjektlederen.

Hvis organisasjonen din stoler på kvalitetssirkler eller produksjonsgrupper for å utføre sitt oppdrag, bør du vise det i ditt Org-diagram. Ikke føl deg tvunget til å holde seg til horisontale grupperinger og vertikale linjer. Hvis dine ansatte vil forstå deres roller tydeligere, kan du bruke sirkler, omvendte trekanter eller hva du trenger.

Det er mange programvareprodukter på markedet som hjelper deg med å vise hvordan du vil at organisasjonen skal fungere. OrgPlus er et eksempel på hvilke verktøy som kan brukes til å klargjøre mange aspekter av virksomheten, inkludert Org Charts.

Måten den skal gjøres

Eksempelet nedenfor er en representasjon av et Org-diagram, som imponerte meg sterkt. Det ble utgitt for å innlede en ny epoke for et selskap som krevde kreativ, ny handling fra alle sine ansatte.

Det viser tydelig den flate, horisontale strukturen som skal fremme kommunikasjon og innovasjon. Det viser tydelig laget laget av de to øverste offiserene, noe som tyder på hva de ansatte forventes å gjøre. Likevel beholder den de utvetydige linjene for sluttansvar. Presidenten leder klart selskapet, men alle andre vet at de må gjøre sin del for å lykkes.

Måten et Org-diagram burde være

Det er fortsatt for tidlig å fortelle om dette Org-diagrammet vil ha den ønskede effekten. Det har vært på plass bare et par uker. Imidlertid har selskapets offiserer klart brukt det som et effektivt styringsverktøy for å hjelpe til med å drive organisasjonen mot sine nye mål.