Hvordan være en rettssekretær

Retssekretærer gir støtte til rettsvesenets advokater og advokater i saker innlevert i lokale, statlige og føderale domstole og administrative tribunaler.

Retssekretærer er ansatt i advokatfirmaer i alle størrelser. Noen sekretærer gir rent administrativ støtte. Imidlertid utfører sekretærer i mange bedrifter en hybridrolle, som fungerer som både sekretær og rettssaker.

Nedenfor er flere av de mest vanlige funksjonene til en rettssekretær i hele rettssyklusen. Sekretariatsroller varierer avhengig av firmaet, typen rettssaker og størrelsen på de ansatte.

Case Screening

I saksøkerfirmaer er det første trinnet i saken å se saken for fortjeneste. Har den potensielle klienten en handlingsårsak? Har det noen konflikter? Sekretæren kan bidra til å utarbeide saksscreeningsskjemaer og planlegge innledende møter mellom advokat og potensiell klient. I noen tilfeller vil sekretæren fullføre en første screening ved å spørre potensielle klient spørsmål via telefon. Hvis klienten er signert, skal sekretæren opprette en ny saksfil, og videresende oppbevaringsavtalen og andre dokumenter til klienten.

Etterforskning

I mange tilfeller foretar partene en undersøkelse før en rettssak er innlevert. Denne undersøkelsen kan innebære å finne og intervjue vitner, undersøke ulykkesstedet og samle dokumentar- og andre bevis. Retssekretæren kan bistå i prosessen ved å planlegge møter og telefonkonferanser på vegne av advokat, lage vitne lister, organisere bevis og andre dokumenter og skape et pålitelig arkiveringssystem for både papir og elektroniske dokumenter.

prosesskrift

Hvis en søksmål er innlevert, vil sekretæren forberede påstandene i et tekstbehandlingsprogram. Innkallingene kan inkludere innkalling, klage, bekreftelse, anmodninger om opptak og forslag. Retssekretæren vil ofte lage pleading bindemidler som organiserer og indekserer alle påtalene for et bestemt tilfelle. Sekretæren kan sende disse dokumentene til retten, enten personlig eller elektronisk, selv om denne oppgaven ofte utføres av en advokat eller advokat.

Oppdagelse

Discovery er den lengste fasen av prosedyreprosessen. Under funn kan rettssekretæren utføre alle eller noen av følgende oppgaver:

• Forbereder oppdagelsesdokumenter i et tekstbehandlingssystem, inkludert spørreundersøkelser og forespørsler om produksjon
• Skriving, sending og sporing av stævninger
• Planlegger avsetninger med flere parter, inkludert advokat, klienter, opposisjonærer og domstolsreportere
• Planlegging av uavhengige medisinske undersøkelser og andre avtaler som kreves av sivilprosedyren
• Opprette discovery bindemidler; indeksering og arkivering av registreringsdokumenter
• Organisering og arkivering av saksdokumenter
• Planlegging av undersøkelser på stedet

• Lokalisere og kommunisere med eksperter; organisere og arkivere ekspertrapporter

Pre-Trial

Når en prøvedato er satt, hjelper sekretæren juridiske teamet til å forberede seg på prøve. Sekretærens rolle kan omfatte:

• Skriving og formatering av dokumentene før prøving, inkludert bevegelser, trender, underkvoter og vitne lister
• Samle og organisere utstillinger
• Opprette, organisere og / eller indeksere prøvebindere
• Hjelper med å organisere utfordringer
• Spore tidsfrister og sende påminnelser til juridisk team
• Sitekontroll og korrekturlesing og juridiske dokumenter
• Sikre at dokumentene er riktig formatert i samsvar med rettsregler
• Koordinerende vitner

Prøve

Retssekretæren utfører en viktig støtterolle under rettssaken. Hans plikter kan omfatte:

• Forbereder, skriver og formaterer prøveversjoner
• Koordinere utarbeidelsen av diagrammer, grafer og andre rettssenter
• Planlegging bud, domstol reportere og ekspert vitner
• Organisere, arkivere og administrere dokumenter, utstillinger og prøvebindere
• Koordinere reisearrangementer for advokater, vitner, klienter og andre

Andre administrative oppgaver

For de som arbeider på forsvarssiden, vil rettssekretæren gå inn på advokat- og advokatpartiets tid brukt på hvert tilfelle i firmaets tid og faktureringssystem. Han eller hun vil også sende periodiske fakturaer til kunden og følge opp på sen betaling. Andre generelle oppgaver utført av rettssekretæren inkluderer:

• Produsere informasjon ved å transkribere, formatere, legge inn, hente, kopiere og overføre tekst, data og grafikk
• Sporingsfrist
• Tilsvarer klienter, vitner og motsatte rådgivere
• Svare på telefonen
• Opprett regneark for å spore kostnader, utstillinger og annen informasjon
• Transskribere diktering
• Vedlikeholde dokkesystemer
• Ruting av korrespondanse, rapporter og juridiske dokumenter
• Organisering av klient konferanser og advokat møter
• Forbereder kostnadsrapporter
• Opprettholde advokatens kalender ved å planlegge og planlegge konferanser, telekonferanser, deponeringer og reise

• Bestiller rekvisita

Saksbehandling Sekretærutdanning

Mange rettssekretærer fullfører et sertifikat eller tilknyttet studieprogram på en handelsskole eller samfunnskollege. Imidlertid har sekretærer med fire års høyskoleeksamen flest muligheter for fremskritt innen advokatfirmaet. Oppsigelsestrening skjer ofte på jobben. Erfarne rettssekretærer flytter ofte inn i andre roller i firmaet, blant annet advokatstillinger og kontorstillinger.

Saksbehandlingssekretærer og kunnskap

Retssekretærer må ha en rekke mellommenneskelige, teknologi- og kontorferdigheter samt juridisk og prosesskunnskap. Nødvendig kompetanse og kunnskap inkluderer:

• Ferdighet med tekstbehandling, regneark, presentasjon og tid og fakturering programvare; kjent med Microsoft Office-pakken
• Ferdighet med transkripsjonsutstyr
• Utmerket skriftlig og muntlig ferdigheter
• Kunnskap om lokale, statlige og føderale rettssaker dokumentasjon og arkivering prosedyrer
• Ferdighet med dokumentdatabaser som Ringtail, Summation og Concordance
• E-arkivering erfaring
• Kunnskap om kontorprosedyrer og juridisk terminologi
• Sterke skriveferdigheter
• Solid organisasjonsferdigheter og multi-tasking ferdigheter
• Evne til å samhandle profesjonelt med alle nivåer av personell