Gi din chef tillit med en risikostyringsplan

De beste prosjektlederne har full tillit til deres linjeadministrator og prosjektsponsor. Eksekutørene bak prosjektene tror på dem når de sier at de trenger ekstra finansiering, mer ressurs eller hjelp til å løse et problem.

Når du jobber i risikofylte situasjoner, trenger du riktig sett. Som en turgåer med en ryggsekk med tau og kramper, trenger du verktøyene for å håndtere prosjektrisiko også.

Du kan øke lederens tillit til prosjektet ditt med en risikostyringsplan. En enkel 5-trinns prosess kan enormt forandre hvordan sjefen ser prosjektet ditt (og deg).

Hva er risikostyring i prosjektledelse?

Risikostyring i prosjektledelse er prosessen med å identifisere, vurdere og svare på prosjektrisiko.

Prosjektrisiko er ting som kan påvirke prosjektet (positivt eller negativt, men generelt tolker folk risiko som hendelser som vil få negativ innvirkning på prosjektet).

Om prosjektet ditt er stort eller lite, vil det ha risiko forbundet med det. Disse kan være alt fra risikoen for at skolens parade blir regnet ut for å risikere en prisøkning til en kritisk del av det nye kretskortet.

Prosjektrisiko, hvis ikke administrert riktig, kan gjøre det vanskeligere å levere prosjektet med hell. Ukontrollerte risikoer kan legge til tid i timeplanen din, arbeid for din tid og penger til budsjettet. Ledere blir nervøse for denne typen ting. Alt dette kan unngås med en risikostyringsplan.

Risikostyringsplanlegging

En risikostyringsplan er en flott måte å øke din egen tillit til prosjektgruppenes evne til å levere - og det spills over til å øke lederens tillit også. Du vil at de skal tro at du kan gjøre det, og du vil at de skal være klar over hva som kan hindre deg i å levere prosjektet med hell. En risikostyringsplan er et perfekt verktøy for å gjøre det.

Og gjett hva? Det er veldig enkelt å komme i gang.

Prosjektrisikostyring er en enkel 5-trinns prosess. La oss ikke gjøre det mer komplisert enn det må være. Dette er noe du kan komme i gang i dag, forberede deg på å diskutere det på ditt neste møte og få det ferdig som noen skriver inn minuttene.

En 5-trinns risikostyringsprosess

Som med så mange deler av prosjektledelsen er risikostyring en prosess. De fem trinnene er:

1. Sette i gang
2. Identifisere
3. Vurdere
4. Planlegg svar
5. Implementere

Hvis disse betingelsene ikke betyr mye for deg akkurat nå, vær så snill å holde fast med det - jeg skal forklare alt.

Trinn 1: Starte

Først vil du sette sammen konteksten for risikostyring i prosjektledelsesmiljøet.

Det er sannsynligvis ikke så mye arbeid å gjøre her fordi noen i din bedrift allerede har utarbeidet en bedrifts risikopolitikk, og alt du trenger å gjøre er å spore det. Dette vil forklare selskapets tilnærming til risiko og kan til og med kreve de maler du trenger. Maler lagrer deg alltid en jobb, så pass på dem også!

Selv om du ikke har en konsernrisikopolitikk, kan noen andre som styrer prosjekter ved siden av deg, ha en prosjektrisikostyringsplan som du kan kopiere. Hvorfor gjenoppfinne hjulet? Gjenbruk av dokumenter er et must hvis du vil spare tid og bli mer ferdig.

Bruk det du har funnet ut til å lage en risikostyringsplan for prosjektet ditt. Dette er en del av din overordnede prosjektstyringsplan og snakker om hvordan du skal nærme deg styring av risikoen på prosjektet ditt.

Hvis du ikke vet hva du skal sette i det, les videre! De neste trinnene vil gi deg en bedre ide om hva du skal snakke om i risikostyringsplanen.

Dette forbedrer tilliten ved: Viser din leder at du har en tilnærming til å håndtere usikkerhet om prosjektet ditt og at du aktivt skal håndtere risiko.

Trinn 2: Identifiser

Når du har fått en tilnærming skissert, kan du da begynne å jobbe med det.

Nå identifiserer du risikoen som kommer til å påvirke prosjektet ditt. Dette er bare et øyeblikksbilde i tide og ditt risikoregister er noe du vil ønske å komme tilbake til tid og tid for å sikre at alt nytt blir lagt på det også.

Du kan identifisere risiko ved hjelp av en sjekkliste over vanlige risici, intervjuer interessenter om prosjektet (spesielt de vanskelige interessentene som de generelt har mye å si om hva som kan gå galt), brainstorming økter og bruk av sunn fornuft.

Du leter etter ting som kan føre til problemer hvis de noen gang har skjedd. (Husk at det ikke har skjedd noen risiko ennå. Prosjektproblemer er ting som allerede har skjedd.)

Men du går om å gjøre det, du bør definitivt involvere andre mennesker. Alene, du vil ikke ha hele bildet, og du vil ende opp med å savne ting.

Risiko kan og bør identifiseres av noen. Som prosjektleder er jobben din å oppmuntre kolleger til å øke risikoen med deg, slik at du som et team kan gjøre noe med dem.

Alle de identifiserte risikoene skal registreres i risikoregisteret. Hvis du har en prosjektkoordinator på teamet eller en prosjektstøtteperson, så kan de gjøre dette. Ellers er det en del av de administrative oppgaver for deg å gjøre.

Dette forbedrer tilliten ved: Demonstrere at du er klar over de viktigste risikoene som kan påvirke prosjektet ditt, og at du har et middel for å være kontinuerlig oppmerksom på nye risikoer.

Trinn 3: Vurder

Risikoen vurderes deretter for sannsynlighet og effekt. Denne detaljerte artikkelen om hvordan du vurderer en prosjektrisiko dekker deg for det. Gi det en god lesning hvis du ikke er kjent med prosessen.

Som et ytterligere mål kan du også vurdere nærhet, noe som betyr hvor nært risikoen sannsynligvis vil skje. En risiko med høy nærhet vil muligens skje snart. En risiko med lav nærhet kan skje på et tidspunkt i den fjerne fremtid. Dette kan gi deg en annen faktor for å prioritere tid og energi når det gjelder å håndtere risikoen.

Dette forbedrer tilliten ved: Sikre din leder og alle på teamet har en klar ide om hva som ville skje hvis noen av disse risikoene faktisk realiseres.

Trinn 4: Planlegg svar

Nå kommer vi til den kjøttfulle delen av risikostyringsplanen din. I dette trinnet utarbeider du hvordan du håndterer risikoen ved å identifisere en passende respons.

Vi gjør dette fordi frem til nå har alt du har fått en liste over hva som kan skje for å kaste prosjektet selvfølgelig i fremtiden og hvor stor en avtale som ville være. Hva lederen din vil vite neste er: Hva skal du gjøre med det?

Generelt er det 4 ting du kan gjøre for å adressere og administrere en prosjektrisiko. De er:

• Unngå
• Overføre
• Mitigate (dvs. redusere)
• Aksepterer.

Disse er dekket i detalj i dette dype dykket i risikostyringsstrategier for negativ risiko.

Noen av dine risikoer kan ha et positivt resultat. For eksempel: Det er fare for at du selger så mye av det nye produktet som du krasjer telefonlinjene. Det ville være et fint problem å ha, men det er fortsatt en risiko for at vi skal planlegge for.

Det finnes en rekke måter du kan forberede deg på for en positiv risiko, inkludert:

• Exploit
• Dele
• forbedre
• Aksepterer.

Disse diskuteres mer detaljert om risikostyringsstrategier for positiv risiko.

Du må finne ut hvilken responsstrategi som er den beste for enhver risiko på registeret ditt. For eksempel kan du bestemme at risikoen for at fabrikktaket faller sammen, er noe du bare vil godta, da det ikke er sannsynlig å skje. Risikoen for at matforgiftning tar ut halvparten av arbeidsstyrken din er imidlertid noe du aktivt skal redusere ved å omskole alle dine cateringpersonell. Hvis det har skjedd før og egentlig er sannsynlig, med mindre du gjør noe med det, vil du redusere risikoen.

Når svaret er identifisert og avtalt, kan risikereiere utnevnes for å gjennomføre handlingsplanen for risikostyring. Med andre ord, du trenger noen til å være ansvarlig for å se gjennom oppgavene du er enige om.

Dette forbedrer tilliten ved: Viser din leder at du har vurdert hva du skal gjøre om ting som kan føre til problemer for prosjektet ditt, og at du legger inn planer for å redusere usikkerhet og risiko for prosjektet.

Trinn 5: Implementere

Din risikostyringsplan bør nå omfatte hvem som skal være ansvarlig for å gjøre risikoreduserende aktiviteter for hver risiko. De skal nå jobbe gjennom oppgavene slik at du aktivt styrer de åpne risikoene.

Dette forbedrer tilliten ved: Demonstrere at du og prosjektgruppen din kan følge med på det du sa du ville gjøre. Ved å rapportere om hva du har oppnådd og risikoen du har redusert, viser det ditt ledergruppe at du er seriøs om å levere og gjøre det som trengs for å fremtidssikre prosjektet ditt mot problemer.

Når en risiko er gått - når den ikke lenger er relevant fordi den enten har skjedd eller ikke lenger kan skje - kan du lukke den fra ditt risikoregister.

Å sette dette prosjektet risikostyringsplan på plass kan skille deg fra andre ledere. Din egen sjef vil ha bevis på at du kan tenke strategisk og kreativt om hva som kan føre til at prosjektet ditt kommer til å bli unstuck, og - viktigst - gjøre noe med det. Du vil være den personen som aktivt håndterer problemer før de skjer, feier veibeskyttelse og blir forberedt på noe!

Å være sett på å være god til å håndtere prosjektrisiko er en sikker måte å se på som et trygt par eller hender av ledelsen. Du trenger ikke mye erfaring eller sertifikater for å starte prosjektrisikoen vellykket (selv om formelle kvalifikasjoner i risikostyring eksisterer). Denne enkle 5-trinns prosessen vil snart bety at prosjektrisikostyring er innebygd i prosjektplanene dine.