Clerical Skills List og eksempler

Kontorarbeidet sikrer at et kontor løper jevnt. Det innebærer de daglige administrative oppgavene til et kontor, for eksempel telefonsvarere, planlegging av avtaler, sending av fakser og arkiveringsdokumenter.

Klær / administrative ferdigheter er nyttige for nesten alle som jobber på et kontor. De fleste ansatte må gjøre minst noe kontorarbeid, slik at disse ferdighetene kan komme til nytte uansett hva din offisielle jobbtittel er. Kontorets kontorist og sekretærer må ha særlig sterke ferdigheter. Ansatte i disse stillingene utfører flertallet av kontorets daglige oppgaver.

Typer Clerical Jobs

Mens noen mennesker bruker disse jobbtittene om hverandre, er kontormedarbeidere og sekretærer forskjellige fra administrative assistenter. Administrativ assistenter trenger ofte en høyskole-grad og får mer ansvar, inkludert spearheading-prosjekter og noen ganger til og med administrerende lag.

I kontrast har ikke kontorist og sekretærer vanligvis behov for omfattende utdanning utover en videregående skole (selv om det er høyere utdanningsprogrammer som fokuserer på kontor- og sekretærarbeid). De klarer den daglige driften av et kontor, men har generelt ikke ledelsesansvar.

Clerks og sekretærer jobber i en rekke bransjer, inkludert økonomi, næringsliv, medisin, regjering, lov og mye mer.Noen av disse stillingene krever spesifikke ferdigheter. Det er imidlertid grunnleggende ferdigheter som er nødvendige for nesten hver kontorist og administrativ assistentstilling.

Les nedenfor for en liste over ferdigheter som arbeidsgivere søker i arbeidskandidater. Inkludert er en detaljert liste over de fem viktigste klerkompetanse, samt tilleggslister over relaterte administrative ferdigheter.

Slik bruker du ferdighetslister

Du kan bruke disse ferdighetslister gjennom hele jobbsøkingsprosessen. Det er viktig å bruke flere av disse ferdighetsordene gjennom ditt CV. Arbeidsgivere bruker i økende grad søkeresøkingssystemer til å rangere og "score" CVene de mottar. Disse systemene er programmert til å søke bestemte søkeord, og så gjenopptar at innlemme dem vil være mer sannsynlig å bli valgt for videre gjennomgang ved å ansette ledere i løpet av andre omgang.

For det andre kan du bruke disse søkeordene i følgebrevet. I kroppen av brevet, prøv å nevne en eller to av disse ferdighetene, og gi et bestemt eksempel på en tid da du demonstrerte dem på jobb.

Til slutt kan du bruke disse ferdighetsordene i et intervju. Sørg for at du har minst ett eksempel for en gang du demonstrerte hver av de fem beste ferdighetene som er oppført her.

Selvfølgelig vil hver jobb kreve forskjellige ferdigheter og erfaringer, så sørg for at du leser stillingsbeskrivelsen nøye og fokus på ferdighetene som er oppført av arbeidsgiveren.

Se også våre andre lister over ferdigheter oppført etter jobb og etter type ferdighet.

Toppklassiske ferdigheter

Nøyaktig

Klientarbeid innebærer å ta hensyn til de daglige detaljene på et kontor, ting andre mennesker kan overse, for eksempel å svare på og holde oversikt over e-post, sporing av avtaler og mer. En kontorist eller sekretær må kunne fokusere på disse detaljene, og ikke la noe gå gjennom sprungene.

• analytisk
• Å gjøre reisearrangementer
• prioritering
• Problemløsning
• Argumentasjon
• Opptaksoppbevaring
• Planlegger avtaler
• Typing

Kommunikasjon

Kontorarbeidere må ha sterke skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner. De vil typisk svare på telefoner, skrive notater, sende e-post og hilse på kunder og kunder.

De må derfor kunne snakke og skrive tydelig og effektivt. De trenger å formidle informasjon på en måte som er lett å forstå.

• Telefonsvarer
• Kommunikasjon
• Korrespondanse
• Kundeservice
• e-post
• faksing
• Resepsjon
• Språkferdigheter
• lytte
• Muntlig kommunikasjon
• korrekturlesing
• skrive

Dataferdigheter

I dag og alder er datakompetanse avgjørende for hvilken som helst kontorlig jobb. Klerker og sekretærer må være raske og nøyaktige maskinskrivere. De er også vanligvis pålagt å gjøre noe dataoppføring, så de burde være kjent med Excel og annen datainngangsprogramvare. De bør også være kjent med annen Microsoft Office-programvare, for eksempel Word og PowerPoint. Eventuelle ekstra datakompetanse, som evnen til å designe eller redigere nettsider, vil bli ansett som et stort pluss.

• Dataoppføring
• Dataledelse
• Databasevennlighet
• Desktop publisering
• Microsoft Office
• Kontormaskiner
• Tekstbehandling

tallforståelse

Mye kontorarbeid innebærer numeracy. Noen kontorist har ansvaret for en bokføring og / eller regnskap for et selskap. Det krever talegenskaper. Evnen til å beregne beløp raskt er en positiv kvalitet hos en kontorist eller sekretær.

• regnskap
• nøyaktighet
• Billing
• bokføring
• budsjettering
• Kostnader
• regneark
• Teknologi

Organisasjon

Klerker og sekretærer må organiseres. De har ansvaret for at kontoret går jevnt. Det innebærer å holde oversikt over arbeidsgiverens tidsplan, besvare e-post og telefonsamtaler og vedlikeholde filer. Alt dette krever mye organisatorisk ferdighet.

• Beslutningstaking
• Levering av post
• Effektiv
• filing
• Ledelse
• multitasking
• oppsyn
• Fotokopiering og sortering
• Planlegger
• Sortering
• Tidsfordriv

Myke ferdigheter

I tillegg til disse fem toppkunnskapene har de beste kontormedarbeidere også myke ferdigheter som ofte er medfødte personlighetstrekk snarere enn lærte kompetanser. Disse inkluderer sterke mellommenneskelige ferdigheter, samarbeid, fleksibilitet, pålitelighet, kreativitet, tilpasningsevne og kreativitet. De er viktige egenskaper for kontorledere, resepsjonister, personlige assistenter, kontorassistenter og ledende assistenter.