Hvordan skrive en profesjonell e-post - 7 spørsmål å spørre deg selv før du slår Send

I mange år har folk forutsatt e-postens død. Selv om det er sant, bruker vi andre former for kommunikasjon som teksting og sosiale medier til å snakke med våre venner eller sende raske meldinger til våre kolleger. Vi bruker fortsatt e-post, spesielt for arbeidsrelatert kommunikasjon. Det er også den primære kontakten når du søker om en jobb. Det er like viktig som noen gang å vite hvordan du skriver en profesjonell epost.

E-post kan være ditt første kontaktpunkt med noen, og på grunn av det er det din første mulighet til å gjøre et inntrykk. Vær forsiktig med å komponere meldingene dine. Før du klikker send, svar på disse 7 spørsmålene.

1. Er meldingen min feilfri?

Å sjekke e-posten din for feil er det viktigste du kan gjøre før du sender det. Feil stavemåte og dårlig grammatikk gjør at du ser uforsiktig ut. Det går mot det inntrykket du prøver å gjøre, spesielt hvis du søker etter en jobb.

Proofread til du er sikker på at du har fanget all stavemåte og grammatiske feil, samt skrivefeil. Grammarly.com har gratis verktøy, inkludert en utvidelse for Chrome-nettleseren, som kan hjelpe deg med dette.

2. Hva sier e-postadressen min om meg?

Din e-postadresse for arbeid - som forresten aldri burde brukes til jobbsøking - er sannsynligvis veldig grei. Mest sannsynlig er det noen variant av navnet ditt. Du har kanskje valgt en mindre forretningsmessig adresse som skal brukes til personlig e-post. En adresse som er suggestiv, barnlig eller søt, er greit hvis du bare bruker den til å sende meldinger til venner og familie, men hvis du trenger å skrive en profesjonell e-post, må du registrere deg for en ny konto som formidler profesjonalitet.

Sett opp en e-postadresse som bruker ditt virkelige navn. Prøv ditt for- og etternavn; Ditt fornavn, mellom- og etternavn; eller en kombinasjon av disse. Send aldri din profesjonelle e-post fra [email protected].

3. Er navnet og e-postadressen i feltet Til? Riktig?

Når du begynner å skrive mottakerens navn i feltet Til, fyller de fleste e-postklienter resten av navnet med en fra kontaktene dine. Du kan lett ende opp med feil navn i feltet, så pass på å ta hensyn til dette.

Tenk deg hvilke problemer det kan oppstå hvis du ved et uhell sender en e-post til feil mottaker. La oss si at du leter etter en jobb mens du fortsatt er ansatt. En ansattsjef hos en potensiell arbeidsgiver kan ha et navn som begynner med samme brev som din nåværende sjefs navn. Hvor pinlig ville det være hvis du sendte sjefen din en melding ment for den ansette sjefen? Ikke bare vil du forsikre deg om at meldingen når den tiltenkte destinasjonen, men du vil også være sikker på at den ikke kommer ut av en utilsiktet måte.

4. Har jeg brukt riktig tittel for å adressere mottakeren?

Hvis du allerede er på fornavn med den personen du sender inn, er det greit å adressere dem på den måten i meldingen. Men hvis dette er første gang du kommuniserer med noen, eller du er usikker på hvordan de foretrekker å bli adressert, er det å foretrekke å bruke en formell tittel som Mr., Fru, Fru eller Dr. og mottakerens siste Navn.

Ta alltid feil på forsiktighetssiden. Det kan ikke skade å være formelt. For et hint om hvordan noen med hvem du allerede har et etablert forhold foretrekker å bli adressert, se tilbake på tidligere meldinger for å se hvordan de er signert. Det vil hjelpe deg med å bestemme hva du skal gjøre.

5. Får tonen min formidle budskapet mitt godt?

Som det sier: "Det er ikke det du sier, men hvordan du sier det." Når du snakker med noen ansikt til ansikt, kan du stole på intonasjon, kroppsspråk og ansiktsuttrykk for å gi ytterligere mening til dine ord.

Når du prøver å formidle den samme meldingen skriftlig, er det mer rom for misforståelser fordi leseren ikke kan se ansiktet ditt, lese kroppsspråket ditt eller høre stemmen din. Pass på at meldingen din er høflig og lydig, og at din mentale betydning er tydelig.

6. Er min melding enkel, men ikke kryptisk?

Å holde meldingene korte og søte, gjør dem lettere å forstå. Samtidig bør du ikke utelate noe viktig. Du vil ikke tvinge mottakeren av e-posten din til å gjette hva du prøver å si. Din melding skal være så presis som mulig, men med all nødvendig informasjon.

7. Har jeg tatt med uønskede vedlegg?

Mange mennesker nekter å åpne e-postvedlegg de ikke forventer. De har rett til å unngå å gjøre det. Datavirus blir ofte overført i disse vedleggene. Hvis du vil sende en fil til noen, for eksempel din CV, spør du mottakeren for hans tillatelse først. Send det bare hvis han sier at det er greit.