Slik utvikler du en effektiv møteagenda

En møteagenda er en liste over ting som deltakerne håper å oppnå på et møte. Dagsordenen skal distribueres i forkant av et møte, minst 24 timer i forveien, slik at deltakerne får anledning til å forberede seg på møtet. Foretrukket, hvis det er mulig, bør dagsordenen være tilgjengelig flere dager før møtet.

Utarbeide en møteagenda

Først må du identifisere om andre ansatte er nødvendig for å hjelpe deg med å planlegge møtet. Deretter bestemmer hva du håper å oppnå ved å holde møtet, og opprett målbare mål for møtet. Målene du fastsetter, vil etablere rammeverket for en effektiv møteplan. Sørg for at du ikke har planlagt mer enn det som er rimelig oppnåelig innenfor tidsrammen for møtet ditt.

Som Stephen Covey sa i "De 7 vaner av svært effektive mennesker", "Begynn med enden i tankene." Møteformålet ditt vil bestemme møtefokus, møteagenda og møtedeltakere.

Deretter vurderer du hvor mye tid du forventer å trenge for hver dagsorden. Hvis møtet skal vare på en time og du har fem agenter, gir du en generell ide om tidsrammen du jobber med. Det betyr ikke at hver dagsorden element må være nettopp 12 minutter, men de fem kombinert åpenbart kan ikke gjennomsnittlig mer tid enn det.

Beslutninger å gjøre

Etter at du har bestemt ditt overordnede mål, må du eller ditt lag ta visse beslutninger. I tillegg til formålet med eller målet for møtet, inkluderer du også med agendaen din:

• En dato, klokkeslett og sted for møtet
• Deltakerne trengte seg i møtet
• Varer til diskusjon
• Hvor mye tid du forventer gruppen må diskutere hvert element
• Forarbeid for møtet. Dette vil inkludere lesing, dokumentasjon, data, møte minutter fra et tidligere møte, eller noe annet forberedelse som vil gjøre ditt faktiske møte vellykket. Relevante dokumenter skal legges til møteoppslaget og dagsordenen når du distribuerer dem til inviterte deltakere.

Identifisere deltakerne

Når du har bestemt at et møte er nødvendig for å oppnå målet ditt, må du utvikle en liste over deltakere. Ikke alle medarbeider kan eller burde delta i hvert møte, men innbydende de riktige deltakerne vil øke sannsynligheten for suksess. Bestem deltakerne dine ved å stille deg noen spørsmål:

• Hvem må eie løsningen gruppen utvikler?
• Hvem eier prosessen gruppen diskuterer?
• Hvem trenger å vite informasjonen du distribuerer?
• Hvem kan gi data og fakta for å veilede beslutningstaking?
• Hvem har erfaring eller kompetanse til å dele med gruppen?
• Hvem må støtte implementeringen av eventuelle løsninger eller oppgaver?
• Hvem må gi tillatelse eller ressurser for å oppnå møteutfallet?
• Hvem kan motsette seg implementering av eventuelle løsninger eller retninger?

Regelmessig planlagte møter

Ikke alle møter trenger en skreddersydd agenda. De fleste ansatte har regelmessig planlagt møter for sine avdelinger eller arbeidsgrupper. Du har også lag og prosjekter der du deltar.

Et pågående prosjekt kan ikke kreve en nyutviklet dagsorden for hvert møte, men teamet ditt vil bli godt betjent ved å vedta en standard tilnærming til møtet ditt.

Det regelmessige planlagte arbeidsmøtet er delt inn i tre segmenter som hver har standard dagsordreelementer:

1. Informasjonselementer: Skriv ut eventuelle agenter som er informative for hvert møte. For eksempel oppdaterer lederen gruppen på resultatene fra toppledelsen.
2. Handlingselementer: Legg på agendaen noen elementer du forventer at gruppen vil vurdere på hvert regelmessig planlagt møte. For eksempel, ytelse til budsjett for tidsperioden og identifisering av kostnadsbesparelser og kontinuerlige forbedringer som gruppen planlegger å oppnå.
3. Fremoverplanlegging: Legg på agendaen noen elementer som gruppen ønsker å planlegge for eller forberede på forhånd. For eksempel, de kortsiktige målene for neste måned eller behovet for kollegaassistanse på kommende oppdrag.

Hvis du følger disse retningslinjene når du utvikler din møteagenda, øker du sannsynligheten for at møtet ditt blir mer produktivt.

Hva skal inkluderes

En agenda for et regelmessig planlagt møte kan bidra til å produsere resultatene du søker ved å inkludere noen grunnleggende elementer:

• Oppvarming og hilsener. Vurder en kort isbryter avhengig av hvor ofte gruppen møter.
• Se gjennom møtens formål, agenda og forventede resultater og produkt.
• Gjennomgå, korrigere (om nødvendig) og godkjenne protokollen fra det forrige møtet.
• Gi passende avdelings- og bedriftsinformasjon som teamet trenger.
• Se gjennom fremgang på handlingsobjekter, handlingsplaner og forpliktelser. Se gjennom gruppens fremgang på mål.
• Diskuter og ta beslutninger om dagsordenens elementer for dette møtet.
• Identifiser neste trinn.

• Identifiser formål, utfall og dagsorden for neste møte.
• Ved slutten av møtet bør notattakeren gjennomgå de forpliktelsene folk har gjort under møtet.
• Identifiser hvilken som helst hjelp fra personer som ikke er i gruppen, og tildel deltakerne til å ta kontakt.
• Bestem hvem utenfor møtet deltakere trenger å vite hva og bestemme hvordan du skal utføre kommunikasjonen.
• Fordel minutter innen 24 timer etter møtet eller umiddelbart hvis notattakeren tok dem elektronisk.